Sekretariat

 

Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris mempunyai tugas membantu dan melaksanakan sebagaian tugas administrasi kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, keuangan, penyusunan program, pembendaharaan, mengkoordinasikan tugas-tugas bidang dan urusan umum lainnya.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud sekretariat mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut:

  1. Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang dalam melaksanakan tugas berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.
  2. Sekretaris mempunyai tugas membantu Kepala Dinas dan melaksanakan Sebagian tugas Kepala Dinas yang berkaitan dengan ketatausahaan, ketatalaksanaan, administrasi kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan, keuangan, penyusunan program, perbendaharaan, mengkoordinasikan bidang – bidang dan urusan umum lainnya.
  3. Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Sekretaris mempunyai fungsi:
    1. Perumusan kebijakan teknis administrasi kepegawaian, perencanaan dan pelaporan serta keuangan.
    2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan urusan administrasi umum, kepegawaian, perencanaan dan pengelolaan keuangan dan aset serta evaluasi dan pelaporan.
    3. Pembinaan, pengkoordinasian, pengendalian, pengawasan program dan kegiatan sub bagian.
    4. Mengkoordinir penyusunan analisa jabatan dan analisa beban kerja.
    5. Mengkoordinir penyusunan standar operasional prosedur sesuai tugas dan fungsi.
    6. Mengkoordinir penyusunan Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra – SKPD).
    7. Penyelenggaraan evaluasi program dan kegiatan sub bagian pelaksanaan urusan kepegawaian Dinas.
    8. Merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan dan mengendalikan serta menetapkan kebijakan umum kepegawaian, keuangan dan perlengkapan.
    9. Menyusun kegiatan tahunan sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
    10. Mengelola dan mengkoordinasikan pelaksanaan pelayanan teknis dan administratif kepada seluruh satuan organisasi dalam lingkup Dinas.
    11. Mengkoordinasakan dan memberi petunjuk kepada para Kepala Bidang untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
    12. Mengelola dan mengkoordinasikan pelaksanaan urusan umum.
    13. Mengelola dan mengkoordinasikan pelaksanaan urusan kepegawaian.
    14. Mengelola dan mengkoordinasikan pelaksanaan urusan pengelolaan keuangan dan aset.
    15. Mengelola dan mengkoordinasikan urusan perlengkapan.
    16. Melakukan pemantauan, evaluasi terhadap penyelenggaraan administrasi umum, pengelolaan keuangan dan aset.
    17. Menginventarisir permasalahan – permasalahan dan menyiapkan data/bahan pemecahan masalah sesuai bidang tugasnya.
    18. Memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan.
    19. Menyiapkan bahan Laporan Kinerja (LK), Perjanjian Kinerja (PK), dan Indikator Kinerja Utama (IKU).
    20. Membuat laporan hasil pelaksanaan kegiatan dan memberi saran pertimbangan kepada atasan.
    21. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

 

Sub bagian Umum dan Kepegawaian yang dipimpin oleh Kepala Subbag Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas membantu Sekretaris dibidang administrasi umum dan kepegawaian.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Sub bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut:

  1. Sub bagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh Kepala Sub bagian dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris.
  2. Kepala Sub bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas membantu Sekretaris dalam lingkup administrasi Umum dan Kepegawaian.
  3. Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Sub bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai fungsi :
    1. Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan.
    2. Mengelola dan memberikan pelayanan administrasi ketatausahaan dan kearsipan yang meliputi surat menyurat, ekspedisi, pencatatan dan penyimpanan arsip.
    3. Mengelola dan memberikan pelayanan administrasi perlengkapan dan rumah tangga yang meliputi pencatatan dan pemeliharaan barang inventaris, pengadaan dan pendistribusian barang pakai habis, serta penyediaan kebutuhan rumah tangga di lingkungan Dinas.
    4. Menghimpun dan mengelola data kepegawaian dilingkungan dinas.
    5. Menyusun analisa jabatan dan analisa beban kerja.
    6. Mengelola dan memberikan pelayanan administrasi kepegawaian yang meliputi penyiapan berkas kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, pensiun serta pelayanan izin dan rekomendasi bidang kepegawaian di lingkungan dinas.
    7. Memberikan pelayanan adiminstrasi kepegawaian.
    8. Menyiapkan dan mengkoordinasikan pelaksanaan disiplin aparatur di lingkungan dinas.
    9. Memeriksa hasil kerja bawahan.
    10. Memberikan saran dan pertimbangan teknis kepada atasan dalam pembuatan tugas.
    11. Membuat dan menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada atasan.
    12. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.

 

Sub bagian Keuangan dan Program dipimpin oleh Kepala Sub Bagian Keuangan dan Program mempunyai tugas membantu Sekretaris dalam bidang administrasi keuangan dan program.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud Sub bagian Keuangan dan Program mempunyai tugas dan fungsi sebagai berikut:

  1. Sub bagian Keuangan dan Program dipimpin oleh Kepala Sub bagian dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggungjawab kepada Sekretaris.
  2. Kepala Sub bagian Keuangan dan Program mempunyai tugas membantu Sekretaris dalam lingkup administrasi keuangan, penyusunan program dan pelaporan.
  3. Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Sub bagian Keuangan dan Program mempunyai fungsi :
    1. Menyusun dan melaksanakan rencana kegiatan.
    2. Menyusun Rencana Strategis Satuan Kerja Perangkat Daerah (Renstra – SKPD).
    3. Menyusun Laporan Kinerja (LKj) dan Perjanjian Kinerja (PK).
    4. Menyusun Indikator Kinerja Utama (IKU).
    5. Menyusun Standar Operasional Prosedur (SOP).
    6. Melaksanakan urusan keuangan, pembukuan keuangan, laporan keuangan dan pertanggungjawaban keuangan dinas.
    7. Menyusun dan mengusulkan anggaran belanja pegawai, anggaran belanja rutin dan anggaran belanja lainnya.
    8. Menyiapkan bahan/pelaksanaan koordinasi pengelolaan administrasi keuangan.
    9. Menyusun laporan keuangan.
    10. Mempersiapkan, menghimpun, mengolah dan menganalisa data sebagai bahan acuan dalam menyusun program kerja dinas.
    11. Melakukan koordinasi dengan bagian-bagian dalam rangka penyiapan bahan-bahan untuk menyusun laporan kinerja instansi dan laporan kedinasan lainnya.
    12. Melakukan monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan subbagian keuangan dan program.
    13. Melakukan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris sesuai dengan tugas dan fungsinya.